আপনি যদি স্পেনে স্ব-কর্মসংস্থান করেন, তাহলে সম্ভবত আপনি ইতিমধ্যেই ভবিষ্যতে ইস্যু করার বাধ্যবাধকতা সম্পর্কে শুনেছেন ইলেকট্রনিক চালানযদিও এই নিয়ন্ত্রক পরিবর্তন বছরের পর বছর ধরে করা হচ্ছে, তবুও এটি অন্যান্য কোম্পানি বা ফ্রিল্যান্সারদের ইনভয়েস করা সমস্ত পেশাদারদের জন্য বাস্তবে পরিণত হওয়ার কাছাকাছি। এর অর্থ হল আমরা যেভাবে কাজ করি এবং আমাদের অ্যাকাউন্টিং কীভাবে পরিচালনা করি, উভয় ক্ষেত্রেই উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন।
একটি ইলেকট্রনিক ইনভয়েস কেবল একটি ডিজিটাল ফাইল নয়। আইনত বৈধ হতে হলে, এটিকে বেশ কিছু প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে। প্রযুক্তিগত, নিয়ন্ত্রক এবং কার্যকরী প্রয়োজনীয়তা যা ওয়ার্ড বা এক্সেলে তৈরি একটি সাধারণ পিডিএফ ইনভয়েসের তুলনায় পার্থক্য তৈরি করে। এই প্রবন্ধে, আমরা বিস্তারিতভাবে আলোচনা করব যে এই নতুন বাধ্যবাধকতা কী, এটি কীভাবে স্ব-নিযুক্ত কর্মীদের উপর প্রভাব ফেলে এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মানিয়ে নিতে এবং সম্ভাব্য জরিমানা এড়াতে আপনার কী করা উচিত।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং বলতে কী বোঝায় এবং কেন এটি বাধ্যতামূলক হবে?
উনা ইলেকট্রনিক চালান এটি একটি ডিজিটাল ডকুমেন্ট যা প্রচলিত কাগজের চালানের পরিবর্তে আসে। তবে, একই আইনি বৈধতা পেতে হলে, এটিকে অবশ্যই মেনে চলতে হবে আনুষ্ঠানিক প্রয়োজনীয়তা যেমন একটি কাঠামোগত বিন্যাস (XML, UBL বা Facturae) অন্তর্ভুক্ত করা, ইলেকট্রনিকভাবে স্বাক্ষরিত এবং একটি বৈধ চ্যানেলের মাধ্যমে পাঠানো।
এই পরিবর্তনের কারণ হল আইন তৈরি করুন এবং বৃদ্ধি করুন (আইন ১৮/২০২২), যার লক্ষ্য স্পেনের বিলিং সিস্টেমকে আধুনিকীকরণ করা। এই আইনটি প্রতিষ্ঠিত করেছে যে কোম্পানি এবং পেশাদারদের মধ্যে সমস্ত বাণিজ্যিক লেনদেন অবশ্যই এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে ইলেকট্রনিক বিলিংঅর্থাৎ, বাস্তবে, অন্য কোনও কোম্পানি বা পেশাদারের জন্য কাজ করা যেকোনো স্ব-কর্মসংস্থানকারী ব্যক্তিকে মানিয়ে নিতে হবে।
এই পরিবর্তন কেবল প্রশাসনিক অগ্রগতির প্রতিনিধিত্ব করে না, বরং এটিও চায় অপরাধ কমানো, আর্থিক স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করা এবং অর্থনীতিকে ডিজিটালাইজ করাযদিও প্রথমে এটি স্ব-কর্মসংস্থানকারীদের জন্য একটি অতিরিক্ত বোঝা বলে মনে হতে পারে, তবে এটি আসলে উল্লেখযোগ্য সুবিধা প্রদান করতে পারে।
স্ব-কর্মসংস্থান কর্মীদের জন্য ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং কখন বাধ্যতামূলক হবে?
ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ইস্যু করার বাধ্যবাধকতা একই সাথে সকল স্ব-কর্মসংস্থানকারী কর্মীর কাছে পৌঁছাবে না। আইনটি একটি প্রগতিশীল সময়সূচী প্রদান করে যা নির্ভর করে বার্ষিক টার্নওভার এবং সংশ্লিষ্ট প্রযুক্তিগত নিয়মকানুনগুলির উন্নয়ন।
- স্ব-কর্মসংস্থান কর্মী এবং কোম্পানিগুলির জন্য যাদের একটি বার্ষিক টার্নওভার ৮ মিলিয়ন ইউরোর বেশি, প্রযুক্তিগত নিয়ন্ত্রণ প্রকাশের এক বছর পরে বাধ্যবাধকতা সক্রিয় করা হবে। অনুমান করা হচ্ছে যে এটি হবে 2025, তাই বাধ্যবাধকতা আসবে 2026.
- বাকি স্ব-কর্মসংস্থানকারীদের (কম টার্নওভার সহ) জন্য, সময়সীমা বাড়ানো হয়েছে প্রবিধান অনুমোদনের দুই বছর পরযা আমাদের দিকে নিয়ে যায় 2027 একটি সময়সীমা হিসাবে।
যদিও অনেক পেশাদার এখন স্বেচ্ছায় ইলেকট্রনিক চালান জারি করা শুরু করতে পারেন, পরিবর্তনের সাথে আগে থেকেই খাপ খাইয়ে নিয়ে, সরকারী সময়সীমার দিকে মনোযোগ দেওয়া যুক্তিযুক্ত।
কে বাধ্য আর কে বাদ?
ইলেকট্রনিক চালান জারি করার বাধ্যবাধকতা শুধুমাত্র B2B ব্যবসায়িক সম্পর্কের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য (ব্যবসা বা পেশাদারদের মধ্যে)। অতএব, আপনি যদি ব্যক্তিদের (B2C) ইনভয়েস করেন, তবুও আপনি কাগজ বা অসংগঠিত PDF ইনভয়েস ইস্যু করতে পারেন।
কিছু নির্দিষ্ট কার্যক্রমের জন্যও ছাড় থাকবে, যেমন:
- ভোক্তার কাছে সরাসরি ডেলিভারি সহ খুচরা বিক্রয়, যেখানে টিকিট ব্যবহার করা হয়।
- চালানের বাধ্যবাধকতা ছাড়াই পরিষেবা।
- স্পেনের বাইরের কার্যক্রম, যদি সেগুলি স্প্যানিশ আইনের অধীন না হয়।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং গ্রহণের সুবিধা
আইনি বাধ্যবাধকতার বাইরেও, ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং এর জন্য খুবই প্রাসঙ্গিক সুবিধা বয়ে আনে স্ব-কর্মসংস্থানকারীদের দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনা:
- খরচ বাঁচানো: আপনি মুদ্রণ, খাম, ডাক, ভৌত সঞ্চয়স্থান এড়িয়ে চলেন...
- আরও ভালো সংগঠন: সমস্ত ইনভয়েস ক্লাউডে কেন্দ্রীভূত, যেকোনো ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য।
- ত্রুটি হ্রাস: সফটওয়্যার কর গণনা স্বয়ংক্রিয় করে এবং মানুষের ত্রুটি প্রতিরোধ করে।
- বৃহত্তর সুরক্ষা: ডিজিটাল স্বাক্ষরের ব্যবহার নথির সত্যতা নিশ্চিত করে।
- প্রশাসনিক তত্পরতা: কর জমা দেওয়া বা ডিজিটালভাবে হিসাব রাখার জন্য আদর্শ।
কোন ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ফরম্যাট অনুমোদিত?
প্রতিটি ডিজিটাল ফাইলকে বৈধ ইলেকট্রনিক ইনভয়েস হিসেবে বিবেচনা করা হয় না। নিয়ম মেনে চলার জন্য, ইনভয়েসটি অবশ্যই একটি কাঠামোগত এবং প্রত্যয়িত বিন্যাসপ্রধান গৃহীত ফর্ম্যাটগুলি হল:
- চালান: সরকারি সংস্থাগুলিকে বিল করার জন্য বাধ্যতামূলক স্প্যানিশ মান।
- UBL: আন্তর্জাতিক ফর্ম্যাট যা আন্তঃকার্যক্ষমতা সহজতর করে।
- এক্সএমএল সিআইআই: বিশ্বব্যাপী বিলিংয়ের জন্য জাতিসংঘ কর্তৃক প্রচারিত ফর্ম্যাট।
- EDIFACT: বাণিজ্যিক ইলেকট্রনিক ডেটা বিনিময়ে ব্যবহৃত ISO মান।
উপরন্তু, এগুলোর সাথে অবশ্যই একটি থাকতে হবে উন্নত বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর অথবা সততা এবং সত্যতা নিশ্চিত করতে EDI প্রযুক্তি ব্যবহার করুন।
নতুন ব্যবস্থার অতিরিক্ত বাধ্যবাধকতা
নতুন বিলিং সিস্টেমটি কেবলমাত্র ইলেকট্রনিক ইনভয়েস পাঠানোর মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়। এতে নতুন বাধ্যবাধকতা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেমন:
- ইনভয়েস স্ট্যাটাস রেকর্ড: প্রেরক এবং প্রাপক উভয়কেই জানাতে হবে যে তাদের গৃহীত, প্রত্যাখ্যাত, অর্থ প্রদান করা হয়েছে বা স্থানান্তর করা হয়েছে কিনা।
- ডিজিটাল সংরক্ষণ: ইলেকট্রনিক চালান সংরক্ষণ করতে হবে 4 বছর পরিদর্শনের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য ফর্ম্যাটে।
- ইনটেরোপিরাবিলিটি: সিস্টেমগুলি বিক্রেতাদের মধ্যে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে এবং ঘর্ষণহীন বিনিময়ের সুযোগ দিতে হবে।
- ট্রেজারির সাথে যোগাযোগ: আপনি যদি AEAT-এর পাবলিক সলিউশন ব্যবহার না করেন, তাহলে আপনাকে আপনার ইনভয়েসের একটি কপি তাদের প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে পাঠাতে হবে।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ইস্যু করার জন্য আমার কোন সফটওয়্যার প্রয়োজন?
নতুন নিয়মের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে, আপনার একটি থাকতে হবে ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং প্রোগ্রাম যা ট্রেজারি এবং জাতীয় আইন দ্বারা নির্ধারিত প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। কিছু মূল সুপারিশ:
- এটি ক্লাউডে কাজ করে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
- Facturae অথবা UBL-তে ইনভয়েস তৈরি করতে প্রস্তুত থাকুন।
- এটি অনুমতি দেয় ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর.
- এটি অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সরঞ্জাম, ব্যাংক ইত্যাদির সাথে একীভূত করা যেতে পারে।
বাজারে কিছু বিশিষ্ট সমাধানের মধ্যে রয়েছে হোল্ডেড, ডিক্লারান্ডো এবং কুইপু। এই প্ল্যাটফর্মগুলি বিশেষভাবে ফ্রিল্যান্সার এবং ছোট ব্যবসার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ইস্যু করার ধাপগুলো কী কী?
এই পদ্ধতিটি একটি ঐতিহ্যবাহী চালান ইস্যু করার থেকে খুব বেশি আলাদা নয়, তবে আপনার নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি মনে রাখা উচিত:
- সামঞ্জস্যপূর্ণ সফ্টওয়্যার ইনস্টল করুন.
- আপনার ডিজিটাল সার্টিফিকেট সেট আপ করুন.
- প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলি প্রস্তুত করুন: : সিরিয়াল নম্বর, তারিখ, ইস্যুকারী এবং গ্রাহকের বিবরণ (NIF, ঠিকানা, ইত্যাদি), পরিষেবা বা পণ্যের বিস্তারিত বিবরণ, প্রযোজ্য কর, আইটেমাইজড মোট।
- ইলেকট্রনিকভাবে স্বাক্ষর করুন প্রয়োজনে চালান।
- প্রাপকের কাছে পাঠান বৈধ ডিজিটাল চ্যানেল দ্বারা।
- একটি কপি সংরক্ষণ করুণ কমপক্ষে ৪ বছর পরিদর্শনের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য।
ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ইস্যু না করার জন্য জরিমানা
এই বাধ্যবাধকতা লঙ্ঘন করলে জরিমানা হতে পারে থেকে শুরু করে 3.000 থেকে 60.000 ইউরোসবচেয়ে প্রাসঙ্গিক কিছু নিষেধাজ্ঞা হল:
- ইলেকট্রনিকভাবে জারি না করা প্রতিটি চালানের জন্য €3.000 যখন প্রয়োজন হবে।
- সংরক্ষণ বা সংরক্ষণে ত্রুটির জন্য €6.000 চালানগুলির
- গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা ব্যবস্থা মেনে চলতে ব্যর্থ হলে €60.000 পর্যন্ত.
- অনুমোদিত নয় এমন ইনভয়েসিং সফটওয়্যার ব্যবহার করলে €৫০,০০০ পর্যন্ত আইনি সময়সীমার পরে।
রূপান্তরের জন্য সহায়ক হিসেবে ডিজিটাল কিট
সরকার এই কর্মসূচির মাধ্যমে অফার করে ডিজিটাল কিট ডিজিটাল সমাধান চুক্তিতে ১২,০০০ ইউরো পর্যন্ত সহায়তা, যার মধ্যে রয়েছে ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং প্রোগ্রামএই অনুদানগুলি ইউরোপীয় তহবিল দ্বারা অর্থায়ন করা হয় এবং এগুলি পরিশোধযোগ্য নয়, তাই আপনাকে এগুলি পরিশোধ করতে হবে না।
তাদের অনুরোধ করার সময়সীমা শেষ হবে 31 অক্টোবরের 2025 তিনজনের বেশি কর্মচারী আছে এমন কোম্পানির জন্য। তিনজনের কম কর্মচারী আছে এমন স্ব-কর্মসংস্থানকারী ব্যক্তিরা ২০২৬ সালের ডিসেম্বর পর্যন্ত আবেদন জমা দিতে পারবেন।
ডিক্লারান্ডোর মতো ডিজিটালাইজেশন এজেন্টরা আপনাকে কোনও অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই ভাউচারের জন্য আবেদন করতে সাহায্য করতে পারে এবং কোন সফ্টওয়্যারটি আপনার প্রয়োজন অনুসারে সবচেয়ে উপযুক্ত তা আপনাকে পরামর্শ দিতে পারে।
আপনার প্রক্রিয়াগুলিতে ইলেকট্রনিক ইনভয়েসিং অন্তর্ভুক্ত করা ডিজিটাল রূপান্তরের দিকে একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হতে পারে, যা আপনাকে সম্পদগুলি সর্বোত্তম করতে, আর্থিক নিয়ন্ত্রণ উন্নত করতে এবং ঝুঁকি হ্রাস করতে সহায়তা করে। আপনি যত তাড়াতাড়ি সরঞ্জাম এবং প্রয়োজনীয়তাগুলির সাথে পরিচিত হবেন, তত বেশি সুবিধা পাবেন এবং রূপান্তরের সময় আপনার অসুবিধাগুলি তত কম হবে।