আপনি যদি তাদের মধ্যে একজন হন যাদের চালান তৈরি করতে হয় এবং ইমেলের মাধ্যমে পাঠাতে হয়, আপনি অবশ্যই ইলেকট্রনিক চালান ব্যবহার করবেন। কিন্তু, যখন তারা আপনাকে অর্থ প্রদান করে না, আপনি কি জানেন যে আপনাকে এটি বাতিল করতে হবে? আপনি কি এই বিষয়গুলিতে নতুন এবং কীভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু এবং বাতিল করতে হয় তা জানেন না?
চিন্তা করবেন না, এখানে আমরা আপনাকে সেই কীগুলি বলি যা আপনার মনে রাখা উচিত যাতে ট্রেজারি আপনাকে কিছু না বলে৷ আমরা কি শুরু করতে পারি?
একটি ইলেকট্রনিক চালান কি
আগে, যখন ইন্টারনেট ছিল না, তখন আপনার শহরের বাইরে কাজ খুঁজে পাওয়া আরও কঠিন ছিল। কিন্তু এটা করা যেত। যাইহোক, আপনার করা পরিষেবা, কাজ বা পণ্যগুলির জন্য চার্জ করার জন্য একটি চালান জমা দেওয়ার সময় (যদি আপনি স্ব-নিযুক্ত হন), আপনাকে এটি পাঠাতে হবে। ফ্যাক্সের মাধ্যমে, ডাক মেইলের মাধ্যমে, প্রত্যয়িত মেইলের মাধ্যমে, পণ্যদ্রব্য সহ...
ইন্টারনেটের আগমনের সাথে, অনেকে ইমেলের মাধ্যমে চালানের কপি পাঠাতে শুরু করে।, যদিও তারা পণ্যের সাথে বা ডাকযোগে একটি চালান পাঠিয়েছে। যাইহোক, এই অভ্যাসটি হারিয়ে গেছে এবং শেষ পর্যন্ত এটি এমন কিছু যা আর করা হয় না।
সুতরাং, আমরা বলতে পারি যে ইলেকট্রনিক চালান বাস্তবায়িত হয়েছে। কিন্তু এটা কী? বাস্তবে, এটি একটি চালান যা ইলেকট্রনিকভাবে জারি এবং পাঠানো হয়। অন্য কথায়, একটি চালান যা আপনি আপনার কম্পিউটার (বা মোবাইল ফোন বা একটি প্রোগ্রাম) দিয়ে তৈরি করেন এবং আপনি ইন্টারনেট ব্যবহার করে পাঠান।
অর্থ মন্ত্রণালয়ের জন্য, এই ইলেকট্রনিক চালানটি কাগজের চালানের মতোই, এর বৈধতাও একই।
সুতরাং আমরা এটা বলতে পারি এটি একটি ঐতিহ্যগত কিন্তু আধুনিক চালান.
ইলেকট্রনিক চালানের প্রকারভেদ
কীভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু এবং বাতিল করতে হয় সে সম্পর্কে আপনার সাথে কথা বলার আগে, আপনার জানা উচিত যে দুটি ধরণের ইলেকট্রনিক চালান রয়েছে।
একদিকে, আপনার কাছে একটি কাঠামোগত বিন্যাস সহ চালান রয়েছে৷ এইগুলি সাধারণত করা হয়, যেগুলির একটি পূর্বনির্ধারিত বিন্যাস থাকে এবং যেগুলি হয় হাতে বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা হয়।, শুধুমাত্র গ্রাহকের ডেটা এবং আপনি যে পণ্য বা পরিষেবা পরিবেশন করেন তার পরিমাণ পরিবর্তন করে৷
অন্যদিকে, আপনার একটি অসংগঠিত বিন্যাস সহ চালান রয়েছে। এগুলো বোঝা আরও সহজ। কল্পনা করুন যে আপনার কাছে একটি কাগজের চালান আছে যা আপনাকে "ডিজিটাইজ" করতে হবে। ঠিক আছে, ইলেকট্রনিক চালান হিসাবে এটিকে আইনি করতে একটি ফটো তোলা বা পিডিএফে স্ক্যান করার মতো কিছুই নেই।
কিভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু এবং বাতিল করতে হয়
এখন, চলুন শুরু করা যাক. আপনি যদি ইনভয়েসের বিষয়ে একজন শিক্ষানবিস হন, হয় আপনি সম্প্রতি আপনার ই-কমার্স খুলেছেন এবং ইনভয়েস সম্পর্কে আপনার কোনো ধারণা নেই; ঠিক আছে, যেহেতু আপনি স্ব-নিযুক্ত, এটি আপনার জন্য ভাল হতে পারে।
কিন্তু একটি চালান ইস্যু করা এটি বাতিল করার মতো নয়।. তাই আসুন কিছু অংশে যাই যাতে আপনি সবকিছু বুঝতে পারেন:
কিভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু করতে হয়
যেমনটি আমরা আপনাকে আগেই বলেছি, ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু করা প্রোগ্রাম, টেমপ্লেট, ম্যানুয়াল দিয়ে করা যেতে পারে... আপনি যদি একটি ব্যক্তিগত ব্র্যান্ড তৈরি করতে চান বা ক্লায়েন্টদের জন্য এমনকি আপনার চালানের জন্যও আপনাকে চিনতে চান তাহলে আদর্শ হল আপনি সৃষ্টি আপনার জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত এবং অনন্য টেমপ্লেট (যতক্ষণ এটি চালানের বৈধতা মেনে চলে)।
প্রয়োজনীয় উপাদানগুলির মধ্যে যা আপনার অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- ক্লায়েন্ট ডেটা। নাম এবং উপাধি (বা কোম্পানির নাম), ঠিকানা, NIF বা CIF, টেলিফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা।
- আপনার তথ্য. উপরের মতই, নিজেকে সনাক্ত করার জন্য আপনাকে যা কিছু লিখতে হবে।
- তারিখ. চালান ইস্যু করার তারিখ।
- চালান নম্বর. এটি শীর্ষে যাবে এবং আপনাকে অবশ্যই সেগুলি পরপর নম্বর দিতে হবে। অর্থাৎ, আপনি যদি জানুয়ারী 1 তারিখে একটি চালান করেন, সেটি হবে 1 নম্বর এবং পরবর্তীটি হবে 2 নম্বর, আপনি এটি জানুয়ারী, ফেব্রুয়ারি বা নভেম্বর মাসেই করেন না কেন। বছর সেই সংখ্যার সাথে। এবং মনে রাখবেন, প্রতি নতুন বছর সংখ্যা পুনরায় সেট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, জানুয়ারী 1, 2023-এ আপনি 1/2023 চালান তৈরি করেন। এবং 1 জানুয়ারী, 2024-এ যদি আপনাকে অন্য একটি চালান করতে হয় তবে তা হবে 1/2024৷
- কি করা হয়েছে বা কেনা হয়েছে তার বর্ণনা। আমরা সুপারিশ করছি যে গ্রাহক কী কিনেছেন তা পরিষ্কার করতে আপনি এতে বর্ণনামূলক হন।
- পরিমাণ, প্রতি ইউনিট মূল্য এবং মোট। যদি সেগুলি পণ্য হয়, তবে আপনি কতগুলি ক্রয় করেছেন, একটির মূল্য কত এবং আপনি কী কিনেছেন তার বিশদ বিবরণ দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ৷ সেবার ক্ষেত্রে মোট প্রবেশ করাই যথেষ্ট হবে।
- মোট + ভ্যাট + ব্যক্তিগত আয়কর. অর্থাৎ, মোট চালানের যেটিতে আপনাকে ভ্যাট যোগ করতে হবে এবং প্রযোজ্য হলে ব্যক্তিগত আয়কর বিয়োগ করতে হবে।
- ব্যাংক হিসাব. এটি গুরুত্বপূর্ণ যে চালানের শেষে আপনি আপনার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি রাখুন যাতে তারা সেই চালানটি পরিশোধ করতে পারে।
- স্বাক্ষর। কখনও কখনও চালানের জন্য আপনার স্বাক্ষর বহন করা প্রয়োজন হবে। তাই আপনি এটি ডিজিটাইজ করতে পারেন এবং এটি ইতিমধ্যে টেমপ্লেটে স্থাপন করতে পারেন।
এটি দিয়ে আপনি ইতিমধ্যে চালান জারি করতেন। এবং আপনি অন্য সকলের জন্য একই টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।
কিভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান বাতিল করতে হয়
ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু করার সময় একটি খুব সাধারণ ভুল হল, যদি তারা আপনাকে অর্থ প্রদান না করে, বা ঠিক আছে, আপনি একটি ভুল করেছেন, মনে করুন যে আপনি যদি "বাতিল" রাখেন তবে এটি ইতিমধ্যেই সেখানে থাকবে। কিন্তু আসলেই তা নয়।
রয়্যাল ডিক্রি 1619/2012 অনুযায়ী, চালান পরিবর্তন বা মুছে ফেলা যাবে না। সুতরাং, এটি বাতিল করার একমাত্র উপায় একটি সংশোধনমূলক চালানের মাধ্যমে।
এবং এইটা কি? আমরা হব এটি একটি চালান যা সংশোধন করার জন্য জারি করা হয়, অথবা ইতিমধ্যে জারি করা একটি ডেটা পরিবর্তন করতে।
এটির একটি অনন্য নম্বর রয়েছে এবং যা করা হয় তা হল একটি চালান বাতিল করা যা ইস্যু করা হয়েছে (সাধারণত এটি ভ্যাট ত্রৈমাসিক শেষ হওয়ার আগে করা হয়, তবে এটি ভ্যাট ইতিমধ্যে নিষ্পত্তি হয়ে গেলেও পরে করা যেতে পারে)।
উপরন্তু, এই চালানে ভ্যাট (বা ব্যক্তিগত আয়কর) অন্তর্ভুক্ত থাকবে না, আপনি শুধুমাত্র একটি বাতিল হিসাবে পরিমাণ থাকবে. এবং সেই পরিমাণ নেতিবাচক হবে, ধনাত্মক নয়, কারণ আমরা যা করি তা হল ভ্রান্ত চালানের পরিমাণ বাতিল করা (সেটি আপনার করা শেষ বা তার আগে একটি ছিল)। যে চালানটি বাতিল করা হচ্ছে (বা সংশোধন করা হয়েছে) সে সম্পর্কে কথা বলতে বর্ণনায় এটিও ক্ষতি করে না।
কিভাবে একটি ইলেকট্রনিক চালান ইস্যু এবং বাতিল করতে হয় তা কি এখন আপনার কাছে পরিষ্কার? আপনার কি এই পদ্ধতিতে সমস্যা হয়েছে?